Bagian Surat dan Bentuk Surat Bisnis

Berbeda dengan surat umum yang bisa ditulis to the point tanpa ikatan formalitas, surat bisnis ditulis dengan mengikuti aturan yang baku. Surat bisnis memiliki bagian tertentu, yaitu:

1. Kepala surat/kop surat (letterhead), merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan instansi yang mencakup: nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksile, nomor kode pos, alamat situs web email, dan logo atau lambang instansi tersebut.
2. Tanggal surat (date), berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis.
3. Nomor, lampiran, dan perihal/hal (nomor, enclosed, subject); kata, nomor, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Untuk surat dinas atau surat bisnis biasanya terdapat nomor urut penulisan sesuai dengan kode pengarsipan yang sudah dianut.
4. Nama dan alamat tujuan (inside address); memperhatikan penggunaan kata sapaan seperti bapak, ibu, dan saudara. Termasuk gelar akademik maupun non akademis dengan sapaan.
5. Salam pembuka (salutation); salam penghormataan yang dilakukan oleh pengirim surat atau pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud dan tujuan penulisan surat. Misalnya: Dengan Hormat, Salam Hormat, Salam Sejahtera, Saudara Rizky yang Terhormat, Ibu Vera yang Terhormat, Bapak Dodi yang Terhormat, Assalamualaikum Wr Wb.
6. Paragraf pembuka (first paragraph); berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.
7. Paragraf Isi (body paragraph), Berisi hal yang ingin disampaikan kepada penerima surat dengan menggunakan bahasa yang singkat, lugas, dan jelas.
8. Paragraf penutup (close paragraph); kesimpulan dan kunci inti surat, mengandung harapan pengirim suratmaupun ucapan terima kasih kepada pengirim surat.
9. Salam penutup (complemintary close); salam penutup merupakan bagian dari etika yang lazim digunakan untuk menutup isi surat. Korespondensi yang lazim digunakan dalam salam penutup adalah Hormat Kami, Hormat Saya, Salam Takzim, Salam Kami, atau Wassalam.
10. Tanda tangan (signature);
11. Nama jelas penandatangan (name and title); hal yang perlu diperhatikan adalah penulisan menggunakan huruf kapital pada setiap unsur, tidak perlu seluruhnya. Nama tidak perlu ditulis dalam kurung, tidak perlu digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
12. Tembusan (notation); ditulis huruf awal kapital, diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, dan sejajar dengan nama pengirim surat, kata tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Hanya diperlukan apabila surat membutuhkan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Meskipun memiliki nama 'surat', surat bisnis dan surat lainnya memiliki perbedaan.
[Photo: Pexels]

Disampaikan pada kuliah daring Komunikasi Bisnis hari Kamis, 30 April 2020